401 申報要準備什麼？記帳士真正需要的四樣資料

每逢單數月的月初，記帳士會傳一句「這期的發票麻煩整理一下」。很多老闆的反應是把兩個月的發票翻出來拍照傳過去，然後等記帳士回「少了幾張」「這張統編對不對」。來回三天，申報期限前一天才搞定。

這篇講的是：401 申報到底在報什麼、記帳士實際需要的是哪四樣資料、為什麼用拍照的永遠會漏，以及怎麼讓這件事變成每期按一個鍵。

401 申報是什麼、什麼時候報

401 是「營業人銷售額與稅額申報書」的表格編號，適用於按一般稅額計算的營業人，也就是絕大多數有開統一發票的公司。它每兩個月申報一次，報的是這兩個月賣了多少、收了多少營業稅（銷項），買了多少、付了多少營業稅（進項），兩邊相減決定這一期要繳稅還是留抵。

申報期限是每期結束後的次月 15 日。1 到 2 月的交易，3 月 15 日前申報；3 到 4 月的，5 月 15 日前，依此類推。期限碰到假日會順延到下一個工作天，這點和電子發票上傳存證的期限不同。

記帳士替你申報時，真正要填進系統的是四份資料。

第一是銷項明細，你這兩個月開出去的每一張發票：發票號碼、日期、買受人統編、未稅金額、稅額、課稅別，以及作廢和折讓的紀錄。開電子發票的公司，這份資料平台上都有，但平台只有你開出去的，沒有你作廢後重開的對應關係，記帳士還是得確認哪些是有效的。

第二是進項明細，你這兩個月收到的每一張發票或收據：供應商統編、發票號碼、金額、稅額，以及這筆進項能不能扣抵。交際費、自用乘人小客車相關的進項不能扣抵，記帳士要逐筆判斷，所以明細裡最好有「這筆是買什麼」。

第三是媒體申報檔。財政部的電子申報系統接受一個固定格式的文字檔，把進項和銷項明細一次匯入，不用一筆一筆打。公司規模小的時候記帳士會自己手打，發票一多就會希望你直接給檔案。能產出這個檔的，通常只有會計系統或進銷存系統，Excel 要自己照格式拼。

第四是零稅率和免稅的證明文件，有外銷或免稅銷售的公司才需要，大部分內銷公司沒有。

拍照的方法有三個結構性問題。

銷項漏在作廢和折讓。你開了 10 張發票，作廢 1 張重開 1 張，折讓 1 張，拍照只拍得到「現在手上的」，記帳士看不到作廢那張的來龍去脈，只能回頭問。

進項漏在「發票在誰手上」。業務出差報的加油發票、採購跟廠商拿的紙本發票、老闆自己刷卡的雲端發票，分散在三個人手上，月底要全部交到一個人那裡，一定有人忘記。而漏掉的進項就是你多繳的稅。

媒體申報檔漏在格式。記帳士手打 100 筆銷項，統編打錯一碼，申報系統會退件，退件的時候通常已經是 14 日晚上。

做法不複雜：進項和銷項在發生的時候就記進同一個系統，而不是月底才整理。

出貨開發票的時候，銷項明細就有了，作廢和折讓是同一張發票底下的紀錄，不用另外解釋。收到廠商發票的時候，採購或會計直接登一筆進貨，進項明細就有了，連同「買什麼」和「能不能扣抵」一起記。到了申報月，系統把這期的進項和銷項整理成 401 摘要和媒體申報檔，記帳士下載、核對、上傳。

記帳士從「幫你湊資料的人」變回「幫你核對的人」，這才是他的專業應該放的地方。你這邊則是從每期三天的來回，變成按一個鍵，再加一通確認電話。

Orrerian 的 401 摘要和媒體申報檔就是這樣產出的，每個方案都內含一組記帳士唯讀帳號，讓他直接進來看、直接下載，不用再等你傳。但要說清楚的是：系統產出的是資料，申報的正確性仍然是公司和記帳士的責任，系統只負責讓資料不漏、不錯、不用湊。

401 申報期限是什麼時候？ 每兩個月一期，期末的次月 15 日前。例如 1 到 2 月的交易在 3 月 15 日前申報。遇假日順延至下一個工作天。

401 和 403 有什麼不同？ 401 給按一般稅額計算的營業人用；403 給兼營免稅或特種稅額的營業人用。一般有開統一發票的內銷公司用 401。

媒體申報檔是什麼？ 財政部電子申報系統接受的固定格式文字檔，內含這期的進項與銷項明細，讓記帳士不用逐筆手打。通常由會計或進銷存系統產出。

記帳士可以直接拿到我的資料嗎？ 可以。給記帳士一組唯讀帳號，他能自己看明細、下載 401 摘要和媒體檔，不用等你月底整理。

本文為一般性說明，不構成會計、稅務或法律意見；申報與帳務請與您的記帳士、會計師確認。