什麼時候該把 Excel 換掉？給中小企業老闆的五個判斷標準

先說清楚：Excel 沒有不好。一人公司、一個月十張發票、沒有庫存，Excel 加發票後台就夠了，換系統反而是浪費。問題是公司長大的時候，Excel 不會告訴你它撐不住了，它只會讓你越來越晚下班。

這篇給五個判斷標準，中了三個，就是該換的時候。最後講換之前該先做的兩件事，以及一個誠實的提醒：換系統不是為了省錢。

判斷標準一：月底結帳要開幾個檔案

數一下。要知道這個月賺不賺錢，你要開幾個東西？

典型的答案是：發票後台看銷項、Excel 看訂單和出貨、另一個 Excel 看庫存、網銀看進帳、LINE 翻客戶到底確認了什麼、再等記帳士兩個月後的報表。五個以上，而且每個數字都要人工搬到另一個地方。

超過三個檔案，而且每個月都要搬一次數字，就是第一個訊號。

一個人的 Excel 很好用，兩個人的 Excel 就開始出事。業務改了報價，倉管還在看舊版；會計加了一欄，業務的公式壞掉；雲端共用的版本有人離線編輯，同步之後蓋掉別人的。

一旦有第二個人需要碰同一份資料，Excel 的優勢就反過來變成成本。你會開始看到「最新版_final_v3_真的最後」這種檔名。

客戶下單，業務在 Excel 打一次訂單；出貨，倉管在另一份表打一次；開發票，會計在發票後台打第三次。三次都是同一個客戶、同一批品項、同一個金額。

打三次不只是浪費時間，是三個出錯的機會。品名多一個字、數量少一個零、統編打錯一碼，每一次都要在月底對帳的時候才發現。

問倉管「這個品項還有幾個」，他的回答如果是「我去看一下」而不是看表，表上的數字就已經沒人信了。

Excel 的庫存是人記的：進貨加、出貨減，忘了記就錯了，而且錯了不會有人知道。等到客戶下單才發現沒貨，或進了一批其實還有的貨，那個成本遠比系統月費高。

「這張發票是哪一筆訂單的」「這筆進帳是誰付的」「這個作廢的有重開嗎」。每兩個月記帳士都問這些，代表他拿到的資料裡沒有這些對應關係，而這些對應關係你其實是知道的，只是沒有被記在同一個地方。

記帳士的時間是你在付的，他花在問問題上的時間越多，你付的越多，而且申報越晚。

中了三個以上，先不要急著找系統，先做兩件事。

第一，把主檔整理乾淨。客戶清單、供應商清單、品項清單，各一份，去掉重複、統一名稱、補齊統編。不管換什麼系統，這三份是一定要匯進去的，而整理這三份的過程會讓你知道公司的資料到底有多亂。這件事通常比選系統花更多時間。

第二，決定誰負責。系統上線後，每天要有一個人看待辦清單：待開的發票、待對的銀行交易、待確認的出貨。這個人不一定是會計，但一定要是一個人，不是「大家一起」。

換系統不會省錢，至少第一年不會。月費、開站費、整理資料的時間、學習的時間，加起來比繼續用 Excel 貴。

它省的是別的東西：月底不用再湊數字、不用在客戶問「我上次下單的到了沒」的時候翻 LINE、不用在國稅局來函的時候才發現漏傳發票、不用等兩個月後才知道這個月有沒有賺錢。這些東西值多少，每家公司不一樣，但如果你讀到這裡還在點頭，大概就值得了。

Orrerian 的導入流程就是從整理主檔開始的，四週上線，期間不停業。想先看看系統長什麼樣，示範站免註冊，每天重置。

公司多大才需要進銷存或 ERP 系統？ 沒有固定人數。比較實際的標準是：每月開 20 張以上發票、有兩個以上的人在碰訂單、有庫存要管。符合兩項就值得評估。

從 Excel 換系統，舊資料要重打嗎？ 主檔（客戶、供應商、品項）整理成固定格式後匯入，不用重打。歷史交易通常不匯，從期初餘額開始記。

換系統要停業嗎？ 不用。新系統先建好、匯入主檔，選一個月初切換，舊的 Excel 保留查詢用。

換了系統就不需要記帳士了嗎？ 不是。記帳和申報仍由記帳士負責，系統只是讓他拿到的資料完整、及時，不用再跟你來回問。

本文為一般性說明，不構成會計、稅務或法律意見；申報與帳務請與您的記帳士、會計師確認。